Comment partager et gérer des documents au sein d’un cabinet de conseils

En tant que manager d’une équipe de consultants, il peut être difficile de protéger les renseignements de vos clients lorsque le partage de fichiers se fait quotidiennement. Des informations sensibles peuvent, par exemple, tomber par inadvertance sur le mauvais disque dur ou dans la mauvaise base de données.

Vous êtes-vous déjà demandé si les pratiques de collaboration de votre équipe étaient suffisamment sécurisées ? Ou espérez-vous qu’elles le soient ?

Efficacité et sécurité : un duo improbable ?

Depuis l’affaire Snowden, et à la lumière des événements récents dans l’actualité, la sécurité des données n’a jamais été aussi préoccupante. Pour autant, les sociétés de conseils offrent à leurs salariés en mobilité plus de liberté et de flexibilité grâce à une politique BYOD (Bring Your Own Device– le fait de travailler avec son téléphone ou ordinateur personnel). Les outils collaboratifs ont rendu le partage de fichiers tellement accessible et intuitif, nécessitant peu ou pas de formation, que les systèmes cloud collaboratifs, comme Dropbox, Wetransfer et Google Drive, se sont développés.

Mais au cours des dernières années, des informations inquiétantes font état de menaces potentielles quant à l’usage de ces outils. En particulier sur le plan de la sécurité des données. Conséquence : les entreprises sont nombreuses à blacklister ces applications de partage de fichiers personnels et gratuits.

L’efficacité a-t-elle porté un coup fatal à la sécurité des données ?

Comment protéger les processus de collaboration ?

Si le sujet vous intéresse, vous êtes certainement préoccupé par la façon dont vos équipes partagent les fichiers en interne. Repenser les règles à l’échelle d’un cabinet est une entreprise considérable, mais pas infaisable. Explications.

Surveillez le partage des fichiers

Commencez par observer les flux de communication des données entre les équipes et les projets afin de déterminer les faiblesses récurrentes en matière de sécurité. Exemples :

• Qu’en pensent les consultants ayant différents responsabilités ou rôles ?
• Comment accèdent-ils le plus souvent aux données ? Est-ce une méthode sécurisée ?
• Les consultants partagent-ils des fichiers entre eux via plusieurs adresses e-mail ?
• Est-ce qu’ils téléchargent ou dupliquent des fichiers sur des terminaux personnels ?

Si la question est sensible, alors, vous pouvez suggérer un audit de sécurité informatique à l’échelle de l’entreprise.

Développez un système de classification

L’une des premières étapes pour sécuriser la circulation des données est de contrôler l’accès, tout en s’assurant que chacun dispose de l’information dont il a besoin. Classez chaque ensemble de données en trois niveaux d’accès : restreint, confidentiel et public. Chaque nouvelle information peut ainsi être organisée et classée de façon cohérente. C’est une bonne pratique pour contenir la propagation d’informations sensibles et s’assurer qu’elles ne sont montrées qu’à ceux qui en ont besoin.

Cryptez et sécurisez vos données

Lorsqu’on parle de données sensibles, les mots de passe et les droits d’accès ne suffisent pas. C’est pourquoi la blockchain permet de protéger les informations entre plusieurs utilisateurs : l’ensemble des données décomposées est crypté de manière sécurisée et transféré à la bonne personne. De plus, la gestion des versions, basée sur les principes de la blockchain, permet de suivre tous les changements. Cela signifie que les managers peuvent accéder à l’historique du document, comprenant la duplication et le téléchargement des fichiers. Toutes les interactions et altérations sont traçables et indélébiles.

Arrêtez de partager des documents par e-mail

Le stockage peer-to-peer (P2P) partage les documents au sein d’une plate-forme sécurisée unique. C’est une version plus sûre du cloud computing, car les fichiers sont sauvegardés de façon décentralisée dans plusieurs blocs ou machines. En cas de piratage du réseau central, rien ne sera perdu, volé ou vandalisé.

Ce changement implique la fin des pièces jointes contenant des renseignements de nature sensible. Mettez fin aux longues discussions par e-mail et aux transferts interminables entre les membres de vos équipes.

Partage de fichiers : les autres bonnes pratiques

• Ajoutez un filagramme sur vos fichiers et vidéos.
• Imposez des limites sur le nombre de fois qu’un fichier peut être vu, imprimé ou transféré.
• Mettez à jour les noms d’utilisateurs et les mots de passe régulièrement.
• Vérifiez l’habilitation des consultants sur une base mensuelle et limitez les droits d’accès dans le temps.

La sécurité des données est une question humaine

Nous avons tendance à oublier que la technologie a été inventée par les humains pour une collaboration efficace et d’un travail d’équipe réussi. Commencez par sensibiliser vos consultants aux meilleures pratiques et à leur importance. Le sens des responsabilités et l’éthique professionnelle seront plus efficaces et durables que le fait d’imposer un nouveau processus et de nouvelles règles. Quelques exemples :

• Organisez des sessions de formation pour mettre en œuvre les meilleures pratiques
• Consacrez un canal aux questions de sécurité dans votre service de messagerie instantanée interne.
• Faites d’un membre de votre équipe votre ambassadeur de la sécurité afin de maintenir le dialogue.

Le partage sécurisé de fichiers au sein d’une équipe à distance, comme celui d’une société de conseil, peut être un véritable défi. Si vous ne possédez pas un système de partage de fichiers fiable, le moment est peut-être venu d’en adopter un. Face à une menace potentielle, la réponse naturelle est de resserrer les mailles du filet. Mais le fait de forcer les consultants à s’engager dans une obscure procédure de conformité informatique est-il vraiment la voie à suivre ?

Choisissez un système qui n’entravera pas le travail quotidien de vos consultants. SharePlace est un outil de collaboration en ligne facile à utiliser, mais totalement sécurisé grâce à sa technologie basée sur la blockchain. Vous voulez en savoir plus sur la meilleure façon de sécuriser vos habitudes quotidiennes de collaboration ? Nous sommes là pour vous aider !

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