L’inefficacité des e-mails en entreprise

L’e-mail est le moyen de communication le plus utilisé par tous les travailleurs dans le monde d’aujourd’hui : 239 milliards d’e-mails (Hors spam) sont envoyés chaque jour. En France c’est 1,4 milliards (Hors spam).

Les e-mails sont principalement utilisés par les entreprises pour communiquer des informations, partager des documents, faire la promotion d’un produit…

Nouveaux nés et déjà contestés

Pourtant l’e-mail présente de nombreux défauts et cela depuis le début de l’expansion de leur utilisation au début des années 2000.

Dans un article des Echos datant de 2005 intitulé « En entreprise, trop d’e-mails tue l’e-mail » on constate déjà des défauts à l’utilisation de l’e-mail. Les e-mails sont présentés comme une belle innovation qui est dès cette époque déjà critiquée. Deux de ces critiques sont intéressantes :

• Les mails trop longs qui noient les informations importantes dans un flot de détails inutiles.
• La pratique dite du « mitraillage » qui consiste à envoyer beaucoup de mails en mettant en copie des personnes qui ne sont ni concernées ni intéressées.

14 ans après cet article les mails n’ont évolués que dans un sens : leur utilisation est de plus en plus fréquente.

Des problèmes de plus en plus nombreux

Pourtant d’autres défauts sont de plus en plus visibles notamment dans la collaboration en entreprise.

Les salariés utilisent beaucoup plus les e-mails que lors de l’année 2005. Pourtant rien n’a changé et la situation devient de plus en plus problématique.

Si les e-mails se sont de plus en plus développés c’est aussi le cas de l’informatique et donc les documents numériques. Le partage de ceux-ci se fait généralement par pièce jointe. Or, les pièces jointes pour le partage de document représentent l’élément qui est le plus grand défaut.

En partageant des documents en pièce jointe, les salariés perdent de vue toutes les modifications qui vont être menées sur ces documents. De plus, les documents sont souvent perdus dans le fouillis des e-mails surtout lorsque l’on en reçoit en moyenne 39 par jour pour la seule année 2018 (14 235 au total sur l’année). Récupérer un document dans un mail reçu la veille ou l’avant-veille peut prendre énormément de temps.

Si c’est une tâche pénible pour le salarié qui doit aller chercher le document en question, cela a également un impact financier important pour les entreprises car au lieu de produire de la valeur, les salariés passent en moyenne 2h de leur quotidien à rechercher des mails pour récupérer des documents ou des informations.

Trop d’information tue l’information

Quand on reçoit 39 e-mails par jour, comment savoir quelle est la priorité ? Comment faire pour communiquer rapidement une information par mail ?

Ce problème est très fréquent. Pour le contourner, on préfère passer un coup de téléphone afin d’être sûr que notre interlocuteur a bien reçu l’information.

Cela rend l’utilisation des e-mails de plus en plus rébarbative, les informations importantes étant soit noyées dans de longs e-mails soit distribuées uniquement par un appel. Sans aucune traçabilité, les appels ne sont pas une solution idéale sur le long terme.

Une priorité pour les entreprises

Les entreprises doivent donc prendre le problème à bras le corps. La mise en place des outils et des solutions permettant de mieux gérer les informations et leurs modes de distributions est une nécessité que les salariés réclament de plus en plus.

Si rien n’est fait, ce sont les salariés qui mettront en place leur propres solutions. L’entreprise se retrouvera donc face au phénomène de Shadow IT : les salariés utilisent des outils, personnels ou professionnels, sous le radar de la DSI. Ils ont des besoins d’outils pour collaborer mais les entreprises ne mettent pas en place des solutions pour répondre à ces besoins.

Les e-mails doivent plutôt rester un moyen de communication qui est tourné vers l’extérieur. Au sein de l’entreprise, la pratique doit être quasiment abandonnée pour arriver à des pratiques plus modernes de communication entre les équipes et de partage de documents.

Vous aussi, retrouvez l’efficacité du travail en équipe avec SharePlace

Source : Article du point datant de 2005 : https://www.lesechos.fr/2005/06/en-entreprise-trop-de-mails-tue-le-mail-610379