Pourquoi SharePlace est plus efficace que les e-mails ?

Les e-mails sont un des outils indispensables dans la vie professionnelle, personne ne peut le nier. Mais pour travailler avec vos collaborateurs, l’outil devient obsolète. Créé durant les débuts d’internet, il s’agissait dès lors d’une révolution dans le monde professionnel. Mais les temps ont changé et ce n’est plus le cas. Les e-mails sont imparfaits.

SharePlace a été créé pour répondre à ces imperfections et permettre aux équipes de collaborer avec bien plus d’efficacité.

Dans cet article vous découvrirez pourquoi les e-mails sont bien moins efficaces que SharePlace.

Des informations plus organisées

Une boîte mail est rarement organisée, vous pouvez passer des heures à trier vos mails dans différents dossiers mais ce n’est pas quelque chose d’efficace sur le long terme car l’action est à répéter chaque mois, semaine et parfois même journée. De plus des e-mails de travail en interne sont mélangés avec les mails de clients externes qui eux-mêmes sont mélangés dans vos mails personnels eux-mêmes mélangés dans des spams. Les pièces jointes sont aussi très compliquées à suivre, on ne sait pas qui a la dernière version, si des modifications ont été effectuées…

La gestion des chaînes d’e-mails est rapidement longue et pénible à lire. Parfois elles sont divisées en plusieurs chaînes qui sont encore plus compliquées à retrouver par la suite. De plus, les personnes concernées ne sont pas toujours dans les bons mails et pour ajouter de nouvelles personnes dans ces chaînes, il faut transférer un par un des dizaines de messages. C’est l’ancien temps. Aujourd’hui tout va plus vite et l’on ne peut plus se permettre de fonctionner comme cela.

SharePlace met les différentes conversations et les documents sous forme de sujets. Lorsque vous voulez ajouter une personne dans la conversation il suffit de l’inviter dans le dossier concerné. Il pourra alors retrouver tout l’historique des conversations effectuées avant son arrivée.

La mise en page est bien plus simple à lire et permet de retrouver toutes les informations souhaitées en quelques clics. Organisées sous forme de sujets, eux-mêmes rangées dans une arborescence faite de dossiers et sous-dossiers, les discussions sont très facilement trouvables pour chacun des utilisateurs qui y a accès. Les documents et leurs modifications sont bien plus faciles à suivre grâce à la création de versions en fonction des modifications réalisées (tout en gardant les versions précédentes)

Rassembler les connaissances

Les e-mails sont des conversations fermées et limitées dans le temps. Les informations ne sortent pas des boîtes de réception, si l’on part en vacances ou quitte l’équipe, les avancées s’arrêtent. De plus le mail trop lourd et long à envoyer n’est pas le seul canal de discussion des équipes.

Share.Place permet à toutes les discussions de votre équipe d’être organisées et accessibles au même endroit. Tout le monde pourra donc avoir les mêmes informations. Pas besoin de demander où en est l’avancée des projets car toutes les informations sont déjà présentes. Vous pourrez facilement relire les discussions, un jour, un mois ou même des années après.

Réalisez des avancées dans votre travail, pas dans la gestion de vos mails.

Une boîte mail c’est avant tout un grand fouillis d’informations variées. Vous devez chaque jour la ranger avant qu’elle devienne totalement illisible. Son encombrement peut arriver à un stade incontrôlable qui vous empêche de faire correctement votre travail.

Share.Place résout totalement ce problème et rend les équipes plus productives en leur permettant de se concentrer sur leur travail. En interne, nous n’utilisons aucun e-mail pour communiquer. Tout passe par SharePlace. Nous n’avons donc presque aucun message non lu pour nous distraire.

En résumé qu’est-ce que SharePlace va vous apporter ?

• Suivi simple des conversations
• Gestion des documents et des versions de documents
• Vous concentrer sur l’important en ayant toutes les bonnes informations

En savoir plus sur SharePlace et ses fonctionnalités