Quel meilleur outil collaboratif choisir en 2020 ?

Difficile de s’y retrouver et faire votre choix parmi les nombreux outils collaboratifs ? Difficile d’ignorer la tendance actuelle du travail collaboratif, et les nombreux outils qui se sont fait une place dans notre quotidien ces dernières années. Pour autant, s’y retrouver parmi les dizaines d’outils collaboratifs existants n’a rien d’une évidence.

Trouver le bon outil collaboratif adapté à vos besoins et à votre entreprise est un véritable défi à relever. L’équipe de SharePlace vous livre donc ici ses pistes, pour trouver celui qui vous correspond le mieux.

Un outil collaboratif : pour quoi faire ?

Cette question mérite d’être posée. Au-delà même de leurs fonctionnalités concrètes, que peuvent réellement vous apporter ces outils collaboratifs ?

Voici quelques éléments de réponse :

• Automatiser certaines tâches de votre quotidien, comme la planification ou l’animation d’une réunion ;
• Améliorer votre communication interne que ce soit au sein d’une équipe, ou entre les services de votre entreprise ;
• Limiter l’avalanche d’e-mails au fond de votre boite mail et simplifier l’envoi et la gestion des documents ;
• Gagner du temps sur votre gestion de projet ;
• Encourager une meilleure émulation des talents, en permettant à des collaborateurs de services différents, qui ne se croisent jamais, d’échanger, et de mettre leurs compétences en commun.
• Simplifier l’organisation de projets avec les clients, fournisseurs, partenaires.

Bien sûr, il est difficile (mais pas impossible !), de trouver un unique outil qui remplisse chacun de ses critères. Voilà pourquoi pour faire votre choix, il est important que vous sachiez exactement quelles fonctionnalités vous souhaitez que l’outil remplisse.

Une grande variété d’outils collaboratifs

Outils de messagerie instantanée, de visioconférence, calendriers partagés, solutions de stockage dans le cloud… Le spectre des outils collaboratifs est varié et permet de proposer de multiples fonctionnalités.

Trois catégories d’outils semblent ainsi se détacher :

• Les outils spécialisés : qui n’ont pour objectif de ne remplir qu’une seule fonctionnalité : permettre la prise de rendez-vous en ligne, par exemple. Il est alors souvent indispensable d’utiliser plusieurs outils spécialisés, pour satisfaire vos différents besoins ;
• Les portails, c’est-à-dire les outils qui remplissent eux-mêmes plusieurs fonctionnalités, et servent d’agrégateurs pour regrouper de nombreux autres outils au même endroit. Cela nécessite cependant d’avoir les compétences techniques pour intégrer ces derniers.
• Les plateformes tout-en-un, comme SharePlace, qui offrent une expérience de travail unifiée, avec des fonctionnalités natives qui permettent de tout faire sans avoir à changer d’outils.

Pour trouver l’outil idéal pour votre entreprise, mieux vaut donc commencer par définir ce que vous attendez exactement de l’outil. Souhaitez-vous répondre à un besoin précis, ou avoir accès à de nombreuses fonctionnalités rassemblées sur un seul et même outil ?

A vous de mettre le doigt sur ce qui vous semble le plus important.

Comment choisir votre outil collaboratif ?

Une fois que vous avez défini vos attentes vis-à-vis de votre futur nouvel outil collaboratif, et que vous avez sélectionné les outils qui vous semblent correspondre, vient le moment de choisir.

Pour vous y aider, voici quatre critères qui vous permettront d’affiner votre sélection :

• L’outil remplit-il exactement les fonctions que vous recherchez ? Remplit-il d’autres fonctions qui pourraient vous être utiles plus tard ?
• La prise en main de l’outil est-elle rapide. Nécessitera-t-il un temps de formation important vis-à-vis de vos collaborateurs ?
• Le service client de l’entreprise concernée est-il réactif pour vous accompagner et faire face aux éventuels problèmes rencontrés ?
• Enfin, quel est le format de l’outil ? S’agit-il d’une plateforme SaaS ou d’un logiciel à télécharger. Et quelles sont les garanties offertes en termes de sécurité.

Ce dernier élément est fondamental. Pas question de transiger, en effet, avec la sécurité de vos données. Voilà pourquoi, chez SharePlace, nous avons fait le choix d’un outil parfaitement sécurisé, grâce à la technologie blockchain, et à l’intelligence artificielle.

Nous vous proposons ainsi un outil tout-en-un. Avec SharePlace, vous avez accès, en temps réel, à l’ensemble des informations sur vos projets, vos équipes, vos documents, et pouvez communiquer en toute simplicité, avec vos collègues comme avec vos clients et partenaires.

Sans devoir changer ou adopter d’autres outils, SharePlace propose des fonctionnalités natives dans sa plateforme : stockage et partage de contenus en ligne, messagerie instantanée, gestion de projets, gestion de tâches, gestion d’équipes, gestion de processus, versioning de documents, collaboration en temps réel, co-édition, visioconférence…

Testez gratuitement un outil collaboratif

Les équipes de SharePlace se tiennent bien entendu à votre disposition pour vous aider à développer le travail collaboratif au sein de votre entreprise.

Vous pouvez également faire un grand pas, en créant votre compte 100% gratuit sur SharePlace.