Solutions collaboratives, des avantages et inconvénients

Dans l’objectif d’augmenter la productivité au travail, les entreprises se tournent de plus en plus (et à raison) vers les solutions collaboratives. En effet, celles-ci présentent de nombreux avantages pour les salariés, les différentes équipes, la gestion des différents projets…

Aucun avantage ne vient sans inconvénient. Dans cet article, nous allons passer en revue différentes solutions collaboratives en étudiant à chaque fois les bénéfices qu’elles apportent ainsi que les effets négatifs que leur utilisation génère.

Slack :

Slack est une des applications les plus utilisées par les entreprises, notamment par les start-ups. Elle est orientée sur les échanges de messages en temps réel.

Avantages :

• Messagerie instantanée : Fluide rapide et bien construite, la messagerie instantanée est sans aucun doute le point le plus fort de Slack, c’est pour cela que l’application est si prisée des start-ups pour des besoins de réactivité et de flexibilité.
  
• Expérience utilisateur : le travail sur l’interface, la lisibilité de l’application, la facilité de compréhension de l’application la rend très simple à prendre en main par les nouveaux utilisateurs.
  
• L’intégration d’autres applications : Slack permet d’ajouter des applications tierces dans son interface afin de permettre une flexibilité de l’application aux différents usages des entreprises : applications pour les développeurs, gérer les projets, chatbots…

Inconvénients :

• Messagerie instantanée : Chaque avantage présente des inconvénients. La messagerie instantanée en est l’un des plus représentatifs. En effet malgré les avantages notables que Slack apporte sur ce domaine, les utilisateurs sont confrontés rapidement à : la multiplicité de messages, l’attention des collaborateurs qui est accaparée par une notification, plusieurs fois par minute, des conversations qui n’ont aucun rapport dans la même chaîne, en même temps…
  
• Impossibilité de se déconnecter : Slack est une application qui rentre complètement dans la vie de ses utilisateurs. Application mobile, notification en continu (même au plein milieu de la nuit), l’application devient vite envahissante pour ses utilisateurs qui ne pourront bientôt plus faire la distinction entre le travail et la vie personnelle.
  
•  Organisation des différentes chaînes complexe et souvent catastrophique : Les chaines sont au cœur de Slack et permettent de différencier les différents projets, équipes… Mais celles-ci sont trop souvent trop généralistes et comportent différents sujets de discussion au sein de la même chaîne. Il devient très vite difficile de suivre tous les sujets qui se retrouvent mélangés comme dans une boîte d’e-mails.

Trello :

Trello est une application de gestion de tâches qui permet de voir l’avancée d’un projet sur une période de temps donnée. Les tâches à effectuer sont divisibles en différentes cartes ce qui permet un suivi d’une plus grande simplicité pour une meilleure qualité de rendu.

Avantages :

• Interface simple de compréhension et d’utilisation : L’interface de Trello se compose d’un seul écran comportant les différentes tâches, les étapes du projet, les personnes qui travaillent sur les différentes tâches…
  C’est quelque chose à la fois de très simple et de très complet, basé sur la méthode Kanban.

• Plusieurs entreprises sur le même Trello : Grâce aux tableaux sur Trello, si vous travaillez avec plusieurs sous-traitants ou si vous êtes vous-même un sous-traitant, vous pourrez consulter l’avancée de chacun dans ses étapes pour effectuer les tâches au bon moment et ne jamais être bloqué.

• Les intégrations aux différentes applications (comme Slack) qui sont très réussies et permettent d’éviter de passer constamment d’un logiciel à l’autre.

Inconvénients :

• Pas de possibilité de changer l’interface de l’application pour s’adapter aux différents besoins et préférences des utilisateurs.

•  L’outil ne permet pas de collaborer en équipe ou de gérer les documents de manière efficace. Il faut dans ce cas utiliser d’autres outils en parallèle, ce qui complexifie le travail. Les informations se retrouvent à différents endroits et nécessitent une mise à jour rigoureuse. 

• Ne convient pas à tous les modèles de travail, il faut parfois s’adapter à Trello ce qui peut rendre la mise en place de l’application plus complexe.

Google drive :

Google drive est une application qui permet de partager des documents dans un Cloud. Elle est très appréciée grâce à sa gestion des documents par dossiers ce qui permet une organisation simple et compréhensible par tous.

Avantages

• Arborescence simple pour une compréhension rapide des différents dossiers, leur contenu…
  Les utilisateurs pourront donc retrouver en quelque clics les documents qui les concernent.
• Mise en place rapide, les utilisateurs sont invités directement avec leur adresse E-mail Google. Il faut seulement quelques clics pour que le drive soit disponible pour tous.
• Documents facilement partageables entre différents collaborateurs tout autour du globe, ils sont directement hébergés sur les serveurs de Google dès leur publication sur le drive.

Inconvénients

• L’arborescence peut être difficile à prendre en main : en effet, lorsque l’on arrive dans une nouvelle entreprise, ou même lorsque l’on change d’équipe, il faut apprendre une nouvelle arborescence au risque de désorganiser complètement l’espace de stockage.
• Pas de suivi des documents : si un document est modifié, il est impossible de savoir par qui, quand, et quel contenu a été modifié. Seule la ‘dernière’ version est disponible, sans le contexte ni l’historique. Dernière entre guillemets car on ne peut même pas savoir si la version en ligne est bien la dernière ou si elle a été modifiée par une autre personne entre temps sans avoir mis le document en ligne à nouveau.
• Le manque de communication : On ne peut pas collaborer autour d’un document, ce qui nécessite d’utiliser en parallèle d’autres outils pour travailler en équipe.

Monday :

Monday est une application qui permet de gérer des équipes, des tâches et des projets dans une interface totalement personnalisable en fonction des différents besoins des entreprises. De puissantes fonctions permettent de mettre en place des process très efficaces et simples d’utilisation.

Avantages :

• Flexibilité de l’application : L’application est personnalisable, elle s’adapte aux besoins de votre entreprise ce qui permet de ne changer aucun process mais de les améliorer grâce à celle-ci.

• Gestion des tâches simplifiée : Monday permet de mettre en place des règles et des fonctions automatiques qui vont aider les salariés à mieux gérer les priorités. Par exemple pour une tâche qui doit être terminée le 1^er Octobre, les salariés ont un Dashboard avec une colonne ‘To do’, une fois la tâche commencée elle est placée dans la colonne ‘Doing’, si celle-ci n’est pas terminée quelques jours avant la date limite, une notification est envoyée à la personne qui s’en occupe afin qu’il puisse l’effectuer avant cette limite.

• Des tableaux de bord pour suivre les différentes avancées : l’application comprend de nombreux tableaux de bord qui permettent de suivre les avancées de l’entreprise, des différentes équipes par exemple. C’est très simple à mettre en place et ça deviendra rapidement indispensable à votre fonctionnement.

Inconvénients :

• Mise en place : L’application n’est pas simple à mettre en place dans une entreprise, malgré le fait qu’elle soit entièrement personnalisable, des compétences de développement peuvent êtres nécessaires pour mettre en place une application plus poussée que les templates « basiques »
• Courbe d’apprentissage : L’application n’est pas si simple à prendre en main, il faut bien apprendre comment elle fonctionne pour que l’utilisation de celle-ci soit un vrai gain de temps pour les salariés.
• Passer trop de temps à s’organiser : Un des principaux défauts des applications aussi poussées que celle-ci est que l’on peut devenir très organisé dans son travail mais certains utilisateurs vont passer plus de temps à s’organiser que travailler… C’est un bon outil de gestion d’équipe et de suivi mais qui ne permet pas d’améliorer la collaboration ou d’augmenter la productivité dans le travail des équipes.

Facebook Workplace :

Workplace est la version entreprise du réseau social Facebook. Worplace est composée d’un fil d’actualité, un système de chat, on peut y créer des équipes, des groupes, des événements et bien d’autres fonctionnalités déjà présentes dans Facebook grand public.

Avantages :

• Interface connue de tous : L’interface de Facebook est quasiment universelle, l’interface de facebook Workplace est très similaire à celle de la version « Grand Public », la prise en main de l’application est donc simplissime pour les salariés déjà initiés à Facebook
• Communication fluide entre les salariés : que ce soit en chat one to one ou dans les différents groupes, les équipes disposent d’outils de communication de grande qualité sur toutes les plateformes (Laptop/Mobile) afin de pouvoir garder un œil sur les conversations même lors des déplacements.
• Meilleure culture d’entreprise : la simplicité de prise en main permet un plus fort engagement des salariés sur l’application, la culture d’entreprise en est fortement améliorée grâce à une plus forte participation, des événements

Inconvénients :

• Réseau social d’entreprise (RSE) : Il s’agit d’un RSE, son usage répond aux besoins d’outil de communication pour diffuser une information, partager et échanger. Malgré les groupes, pour travailler en équipe, il faudra utiliser d’autres outils complémentaires pour gérer les documents ou les tâches des équipes.
• Partage de documents :  Il n’y a pas de structure dédiée au partage de documents dans l’application, ce qui complexifie l’échange et les modifications de ceux-ci. La qualité des échanges et la lisibilité des différentes conversations est aussi affectée par ce manque.   
• Work Chat : L’application de chat est dissociée sur mobile comme la version « perso » Facebook Messenger. Il faut donc que les utilisateurs installent Work Chat la version « Pro », une nouvelle application pour utiliser cette fonctionnalité sur mobile. Cela peut réduire l’engagement des salariés à l’adoption et l’utilisation de leur nouvelle Workplace.