SharePlace, la solution collaborative qui simplifie le partage et révolutionne le travail en équipe

Une Place est un espace de travail collaboratif qui va vous permettre de réunir des collaborateurs autour de fils de collaborations et documents sur lesquels vous travaillez ensemble. Autour de chaque fil de collaboration, il vous sera possible d’ajouter et partager des documents, de discuter en temps réel via un système de chat afin que votre équipe puisse participer à la réussite de vos projets.

Une Place correspond à votre espace sécurisé, que vous pouvez personnaliser avec le logo et les couleurs de votre entreprise. Vous allez pouvoir y créer votre organsation avec tous les répertoires pour partager documents et discussions.

Pour créer une Place, cliquez simplement sur le menu PLACES en haut à gauche puis sur « Créer une place » :

Donnez-lui un nom, choisissez la couleur et le logo de l’entreprise et validez ! Votre Place apparaît instantanément dans la liste des Places.

Un répertoire permet de structurer votre travail par département, par équipe ou encore par projet. Vous pouvez créer autant de répertoires et sous-répertoires que nécessaire en fonction de vos projets. A chaque instant, vous pouvez modifier la structure de vos répertoires afin d’adapter l’arborescence aux évolutions de votre entreprise.

Pour chaque répertoire, vous avez la possibilité d’inviter les personnes internes ou externes à votre entreprise afin de les réunir autour des bons sujets.

Sélectionnez d’abord le répertoire dans lequel vous souhaitez créer le sous-répertoire. Cliquez ensuite sur « Créer un sous-dossier » dans les options du répertoire.

Choisissez le nom du sous-répertoire puis l’équipe concernée. Les membres du répertoire parent vous seront automatiquement proposés. Vous pouvez choisir de les garder ou de les retirer.

Cliquez sur les options du répertoire et choisissez « Renommer ».

Un fil de collaboration est un thème sur lequel vous souhaitez travailler ; il est possible de créer 2 types de fil de collaboration différents dans SharePlace :

1. Les fils de collaborations autour d’une discussion
2. Les fils de collaborations autour d’un document

1. Fil de collaboration autour d’une discussion

Vous voulez brainstormer avec votre équipe ? Soumettre une idée ? Demander des avis ? Publier une annonce ? Créez un fil de collaboration autour d’une discussion !

Pour ce faire, cliquez sur « Nouveau » dans la colonne du milieu et saisissez le nom d’un fil de collaboration dans le champ puis validez.

Les membres invités dans le répertoire sont immédiatement notifiés que ce nouveau fil de collaboration a été créé. Tout le monde peut y contribuer dans la colonne de droite :

Et soyez notifié dès que les autres membres contribuent dans votre discussion !

2. Fil de collaboration autour d’un document

Vous voulez partager un document ? Permettre aux membres de votre équipe de le lire et/ou de le modifier (en créant de nouvelles versions), de le commenter ? Créez un fil de collaboration autour d’un document, c’est fait pour ça !

Pour créer un fil de collaboration autour d’un document, glissez/déposez votre document dans la zone bleu au milieu ou cliquez sur « Nouveau » pour sélectionner le document à importer :

Le fichier est instantanément crypté, sauvegardé sur des serveurs en France et partagé aux membres du répertoire qui sont immédiatement notifiés.

Il existe deux types de documents :

• Les documents sur lesquels l’équipe travaille qui sont modifiables et dont les différentes versions sont enregistrées dans la discussion
• Les pièces jointes qui servent uniquement à illustrer une discussion, et à transmettre des informations. Ce ne sont pas des documents modifiables.

Pour ajouter un document il faut tout simplement glisser le document dans la colonne centrale.

Pour ajouter une pièce jointe il faut cliquer sur le trombonne au dessus de l’éditeur de message de la colonne de droite.

Les discussions sont instantanément créées lorsque vous ajoutez un nouveau fil de collaboration.

Pour modifier un document, il faut cliquer sur l’icône crayon « modifier ». Cette action vous permet de prendre la main sur le document et vos collègues sont automatiquement avertis par une notification. Cela vous permet de modifier à votre guise le document, sans risque de travailler sur une version qui serait caduque ou en cours de modification par une autre personne.

Lorsque vous avez fini de modifier le document, vous devez l’enregistrer comme vous le faites habituellement dans votre logiciel (Word, Excel, PowerPoint, Photoshop etc.) puis cliquer sur « Partager ma version » dans SharePlace :

Dès que vous aurez cliqué sur « Partager ma version », cela aura pour effet de « libérer » le document, de créer automatiquement une nouvelle version, de le stocker au bon endroit, de le partager aux membres du répertoire et de les notifier !

Pour inviter des personnes à contribuer dans votre répertoire, cliquez simplement sur l’icône bleu à côté des membres du répertoire dans la colonne centrale :

Saisissez leur adresse e-mail et sélectionnez le niveau de droit que vous souhaitez leur attribuer :

• Peut modifier & télécharger les documents + approuver + inviter des personnes
• Modifier et télécharger des documents : modification possible des documents (et création)
• Lecture seule & téléchargement : lecture seule des documents ; ils ne pourront pas modifier le document, ni ajouter de nouvelle version

Les droits sont associés au répertoire en cours ; Ils restent modifiables à n’importe quel moment.

Un invité est un membre externe à votre entreprise. Il ne pourra pas voir ou rejoindre d’autres répertoires de votre Place sans invitation. Il est possible d’assigner à un invité les droits suivants : Lecture seule (lecture simple des documents et des commentaires) ou Modifier (possibilité de commenter et de modifier les documents). Cela se fait lors de son invitation, mais vous avez la liberté de modifier ses droits par la suite.

Non. Vous pouvez créer autant de répertoires, de fil de collaboration et Wiki que vous le souhaitez dans votre Place. Il n'y a aucun frais supplémentaire pour ajouter plus de fil de collaborations, documents, versions, commentaires... Cette souplesse vous permet de faire évoluer votre espace collaboratif afin de l'adapter à l'évolution de vos projets et de votre organisation.

Oui, tout à fait. Les utilisateurs disposant d'un seul compte utilisateur peuvent accéder à plusieurs Places. Lorsque vous vous connectez à votre compte, vous obtenez un accès instantané aux Places auxquelles vous avez été invités ; elles apparaissent dans la liste de vos Places.

Un membre ne paie rien sur SharePlace. Seul l'administrateur qui a fourni les informations de sa carte de crédit ou validé la facture est responsable du paiement pour l’entreprise et ses membres.

Vous pouvez être membre d'autant de Place que vous souhaitez.